ROYAL GOLF CLUB DU HAINAUT

Association sans but lucratif ayant son siège à Erbisoeul

REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

1. GENERALITES

Le ROYAL GOLF CLUB DU HAINAUT a été créé en 1933 sous forme d’une association sans but lucratif assujettie à la loi du 27 juin 1921 ayant pour objet “la création d’un jeu de golf, son exploitation et, en général, tout ce qui se rapporte au sport”.

Ce présent règlement d’ordre intérieur a été arrêté par le Conseil d’Administration qui peut être appelé à l’adapter ou le modifier selon les besoins.

Tout membre est censé avoir eu connaissance de ce règlement, de ses adaptations éventuelles par l’affichage qui en sera fait au tableau du club house

2. CATEGORIES DE MEMBRES

Membres joueurs

Ce sont les membres associés et les membres adhérents. Les conditions réglant l’obtention d’une de ces qualités sont définies dans les statuts.

Membres non joueurs

Le Conseil peut accepter des membres non joueurs ; ils paient une cotisation réduite, sans droit d’entrée.

Membres en congé

Les membres amenés à s’absenter effectivement du club pour une période minimum de deux années civiles entières pourront sur demande adressée au Conseil, être classés dans la catégorie des membres en congé à un taux réduit de cotisation.

Ces membres ne pourront jouir des droits et avantages accordés aux autres membres. Ils peuvent jouer moyennant le paiement d’un green fee pour autant qu’ils soient membres d’un autre club fédéré étranger. Ils pourront obtenir leur réintégration moyennant le paiement de la cotisation annuelle sans repayer de droit d’entrée pour autant que toutes les cotisations de membre en congé aient été payées sans discontinuité. A défaut, les arriérés des cotisations impayées doivent l’être avant l’examen de la demande par le Conseil d’Administration.

Country members

Le country member est membre joueur d’un club fédéré belge ou étranger distant de plus de 20 km du R.G.C.H. La résidence de ce membre doit répondre à la même condition.  La cotisation due est annuelle et fixée par le Conseil. Ce membre ne participe pas aux compétitions réservées aux membres joueurs, marquées (FM) dans le programme officiel des compétitions. Il ne peut bénéficier de plus de 2 invitations par an à une compétition réservée aux full members.

Semainiers

Conditions d’accès : minimum 10 ans d’ancienneté en tant que full member et 60 ans révolus pour les dames, 65 ans pour les messieurs. Le membre qui ne remplit pas ces conditions pourra accéder au statut de semainier si le conjoint ou le cohabitant peut y accéder. Le membre semainier peut jouer tous les jours sauf les week-ends et jours fériés. Il pourra néanmoins jouer deux fois le week-end par an. Il pourra, par décision de la Fédération, jouer les Interclubs. Il vote lors de l’Assemblée Générale.

Membres libres :

Membres payant une cotisation réduite, disposant d’un hcp de 36,4 max.Ils sont affiliés à la FRBG via le RGCH, peuvent participer aux compétitions réservées aux F.M moyennant le paiement d’un green fee. Ils ne peuvent cependant participer aux interclubs.

Ils bénéficient dans leur cotisation de 5 G.F, ont l’obligation avant de pénétrer sur le terrain de passer par le secrétariat afin de mettre à jour leur carnet de G.F

Membre corporate

Le membre corporate est un membre joueur ou non joueur  bénéficiant de ce statut au travers d’une convention de sponsoring conclue avec l’ASBL.

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3. ADMISSION

Pour être admis en qualité de membre, le candidat doit remplir un formulaire d’admission accompagné de deux photos d’identité, signé par deux membres associés choisis en dehors du Comité Exécutif et membres depuis au moins deux ans, dénommés les « Parrains ».

Est considéré comme deuxième membre le conjoint uniquement.

Un même associé ne peut parrainer plus de quatre candidats par an ( inscription dans un registre propre à cet effet), sauf accord du Conseil d’Administration.

La demande d’admission d’une personne mineure doit être accompagnée de l’autorisation parentale ou, le cas échéant, de la personne qui en a la garde.

.Le Conseil n’a en aucun cas à motiver ses décisions.

4. DROIT D’ENTREE – COTISATION

Le droit d’entrée et la première cotisation doivent être acquittés dans le mois de la notification de l’avis d’admission.

En cas d’admission d’un nouveau membre en cours d’année, la cotisation annuelle pleine sera réclamée jusqu’à la fin du mois de juin. A partir du mois de juillet, elle sera calculée au prorata des mois restants .

A partir du mois de novembre, aucune cotisation ne sera réclamée pour l’année en cours à la condition que la cotisation pour l’année suivante soit acquittée.

La cotisation doit être acquittée selon les modalités fixées par le Conseil d’Administration.

La cotisation est due pour l’année entière au 1er janvier de l’année en cours. Au cas où elle resterait impayée au 31 janvier, elle serait majorée d’un intérêt mensuel . Tout membre n’ayant pas acquitté sa cotisation dans la première semaine du mois suivant la date du  rappel qui lui aura été adressé, se verra interdire l’accès aux installations et ce jusqu’au paiement des sommes dues.

Des conditions particulières décidées par le Conseil d’Administration sont appliquées aux membres de la SHAPE GOLF ASSOCIATION.

Les membres de nationalité étrangère qui se voient contraints de quitter la Belgique pour des raisons  professionnelles endéans les trois premières années de leur inscription peuvent demander le remboursement d’un tiers du droit d’entrée acquitté par année non entamée.

Les compagnons et compagnes de vie sont assimilés aux époux et épouses. Ils devront donc établir cette union de vie par l’existence d’une résidence commune. Ils auront l’obligation d’avertir le Conseil d’Administration de toute modification de leur situation. Toute infraction entraînera la rectification des droits d’entrée et des cotisations avec rétroactivité et d’éventuelles poursuites disciplinaires et pécuniaires dont le montant peut être fixé jusqu’au triple des droits éludés.

5. DEMISSION – CHANGEMENT DE CATEGORIE

Aucune démission de membre, joueur ou non, ne sera admise pour l’année suivante si elle n’a pas été notifiée au Conseil avant le 1er décembre.

Il en est de même pour les membres désireux de changer de catégorie. Les membres non joueurs souhaitant devenir membres joueurs devront présenter une demande de changement de statut.

Toute personne ayant perdu la qualité de membre devra acquitter à nouveau le droit d’entrée si elle souhaite redevenir membre.

Un membre exclu par décision du Conseil d’Administration ne pourra pas demander sa réadmission.

6. COMITES ET SECTIONS

Outre le Conseil d’Administration et le Comité Exécutif dont la composition et le rôle sont précisés dans les statuts, l’association compte :

un Comité Sportif placé sous la responsabilité du Capitaine. Il a un rôle consultatif et statue à la majorité simple ; la voix du Capitaine est prépondérante en cas d’égalité des voix.

Le Comité Sportif a dans ses attributions :

– la responsabilité de diffuser et de veiller à la connaissance et à l’application par les membres des règles de jeu et d’étiquette ;

– l’établissement des règles locales ;

– l’élaboration du calendrier des compétitions et l’organisa­tion de celles-ci ;

– la fixation et la tenue à jour des handicaps ;

– le contrôle de l’accès au terrain ;

– la désignation des joueurs et la formation des équipes représentatives du club.

une section “Dames”. Ouverte à toutes les membres joueuses, elle est dirigée par la Capitaine des Dames. Cette dernière, élue par les joueuses pour une période de deux ans, est rééligible et membre d’office du Comité Sportif. Cette section est autorisée à percevoir parmi ses membres une cotisation modique destinée à assurer ses frais de fonctionnement.

une section “Seniors réservée aux membres joueurs âgés de plus de 50 ans. Ceux-ci se choisissent un responsable qui assure la liaison entre eux et les divers échelons du club. Il établit tous les contacts nécessaires pour l’organisation de rencontres amicales au sein du club ou avec des clubs extérieurs. Comme pour la section “Dames”, une cotisation modique peut être réclamée pour subvenir aux frais de fonctionnement.

une section “Juniors” (Union Montoise des Jeunes Golfeurs). Elle est composée de tous les jeunes membres joueurs jusqu’à 21 ans accomplis. Gérée par le Comité des Jeunes, cette section est supervisée par un administrateur choisi par le Conseil. Soucieux d’assurer à cette section un plein épanouissement et conscient de l’importance qu’elle revêt pour l’avenir du club, le Conseil vote chaque année un budget pour l’organisation de cours spécifiques et de stages d’entraînement.

une section « Men’s Day ». Ouverte à tous les membres joueurs messieurs, elle est dirigée par le Responsable du Men’s Day. Ce dernier, élu par les joueurs pour une période de deux ans, est rééligible et membre d’office du Comité Sportif. Cette section est autorisée à percevoir parmi ses membres une cotisation modique destinée à assurer ses frais de fonctionnement.

Chaque section est tenue de respecter le Handicapping System agréé par les instances fédérales belges (FRBG et/ou AFG) et de s’y conformer. Notamment, toute compétition donnant lieu à une remise de prix devra être considérée comme « qualifying » si les conditions de jeu requises sont d’application.

une section « RABBITS ». Section composée de tous les débutants jouissant d’un package PREMIUM et/ou ROYAL donnant droit à s’affilier à cette section. Les Rabbits sont gérés par un responsable désigné par la Capitaine et chargé d’organiser la vie de la section.

7. CHARIOTS (trolleys) ET VOITURES DE GOLF (golf cars)

Les membres désireux de garer leur chariot ou leur voiture de golf dans le local désigné à cet effet s’adressent au secrétariat qui leur désigne l’emplacement qui leur est réservé dans la limite des disponibilités. La redevance annuelle qui est fixée par le Conseil et qui varie d’après le type de matériel entreposé est perçue en même temps que la cotisation.

Le club décline toute responsabilité en raison des vols, dégradations ou accidents qui pourraient survenir à ce matériel que ce soit lors de son entreposage ou lors de son utilisation sur le terrain.

L’autorisation d’amener dans les installations du R.G.C.H. une voiture de golf doit être demandée au Conseil. L’utilisation d’une telle voiture pendant les compétitions n’est accordée par le Capitaine que sous réserve de la présentation d’un certificat médical (incapacité physique ou maladie nécessitant son usage). Cette autorisation est strictement personnelle tant pour le joueur que pour l’équipement transporté. Pour les parties amicales, aucune restriction n’est imposée quant à l’emploi d’une voiture de golf.

L’interdiction d’utiliser un chariot ou une voiture de golf peut être imposée selon l’état du terrain.

Dans un souci de protection de l’environnement, toute nouvelle demande ne pourra porter que sur l’utilisation d’une voiture de golf électrique.

8. VESTIAIRES

Les membres peuvent disposer dans les vestiaires d’une armoire moyennant une redevance annuelle. Une clef dont le double doit rester au secrétariat est remise au locataire.

Le club met à la disposition des membres des produits de toilette et des essuies qui ne peuvent en aucune manière quitter le local. Chacun doit veiller à ce que les installations restent dans un état de propreté impeccable. Les membres sont priés de déposer les serviettes de toilette dans le panier prévu à cet usage après utilisation. Il est strictement interdit de nettoyer les chaussures de golf dans les lavabos ou les douches. Les membres sont priés de signaler au secrétariat toute défaillance des appareils d’éclairage, de la plomberie etc. qu’ils constateraient.

             Nous vous rappelons que le club n’est en rien responsable des objets volés ou endommagés tant dans les vestiaires que dans les voitures sur les parkings.

Les membres qui renoncent à leur armoire ou quittent le club sont priés de vider l’armoire et de rendre la clef au secrétariat dans le mois qui suit l’annonce de leur décision. Faute de quoi, l’armoire sera vidée et il sera disposé de son contenu comme il est dit au point précédent.

9. INVITES

Tout membre joueur désireux d’inviter bénéficie de conditions particulières et ce tout au long de l’année, semaine et week-end confondus.

Le tarif appliqué sera de 50% du montant du jour.

Pour pouvoir bénéficier de cet avantage, l’invitant se doit de jouer avec l’invité.

Un invité « membre » (et non un invité « sponsor ») sera admis à participer aux compétitions réservées aux membres tout en ne pouvant pas intégrer la liste de résultats et ne sera donc pas pris en considération pour la remise des prix.

Les anciens avantages à savoir les GREEN FEES invités, datés ou non-datés, ne seront plus acceptés à partir du 1ier mars 2016.

10. VISITEURS

Les golfeurs porteurs d’une carte de membre de la Fédération Royale Belge de Golf ou d’une fédération étrangère équivalente et ayant un handicap maximum fixé par le Comité Sportif, sont autorisés à jouer et à utiliser les locaux du club après avoir acquitté leur green fee.

Un visiteur dont l’habillement, l’attitude ou le comportement ne correspondent pas aux usages du club pourra se voir interdire l’accès au club house ou au terrain.

Un visiteur membre d’une fédération sans pour autant être membre d’un club pourra se voir demander d’acquitter un greenfee majoré pour accéder aux installations du RGCH.

11. TENUE

Sur le parcours et dans les installations du club house, une tenue correcte et décente est exigée tant des membres que des visiteurs. Le port du short et du bustier n’est pas admis.

Nous vous remercions d’adopter une tenue vestimentaire conforme aux traditions du golf et à l’image de qualité et de savoir-vivre attachés à notre club.

Sont notamment interdits :

  • les pantalons délavés ou usés
  • les shorts courts
  • les chapeaux, visières et casquettes dans le club house

Pour les Messieurs

  • les chemises sans col ou sans manche, les tee-shirts
  • les chemises hors du pantalon
  • les casquettes à l’envers

Pour les Dames

  • les débardeurs décolletés ou à bretelles

Lors des remises de prix, les gagnants, s’ils se présentent dans une tenue négligée, peuvent se voir refuser leur prix.

Le code vestimentaire souhaité est désormais défini de la manière suivante : que la tenue de ville était souhaitable tant pour les dames que les hommes. A défaut, le prix ne serait pas remis.

La tenue de Ville implique pour les messieurs le port de la veste

           Pour les dames, la tenue de Ville s’interprète de la manière suivante:

Tailleur pantalon/jupe, robe habillée

Par conséquent, tout port de short/maillots, tongs, slashes, sandalettes ouvertes, tee-shirt ras de cou…….sont proscrits dans les installations.

 

 

12. TERRAIN

Le Comité Sportif fixe les conditions d’accès aux différents parcours. Ce n’est qu’avec une autorisation préalable du Capitaine ou du responsable RABBIT qu’un joueur sans handicap peut avoir accès au terrain.

           Tout membre doit obligatoirement avoir reçu l’accord du secrétariat avant de prendre son départ.

            Obligation pour les membres, les sections de respecter le terrain prioritaire, le non-respect implique la perte de toute priorité.

Le terrain de practice est accessible à tous, y compris les non membres, moyennant le respect des conditions d’accès. Les balles qui y sont jouées sont uniquement celles délivrées à cet effet par le club. Elles ne peuvent être emportées hors de l’enceinte, leur emploi étant formellement interdit à tout autre endroit.

13. Le restaurant du club est mis à la disposition des membres et de leurs invités éventuels. Les heures d’ouverture et de fermeture, qui peuvent varier selon la saison, sont affichées au tableau. L’organisation de repas réunissant plus de dix invités doit faire l’objet d’une demande d’autorisation à adresser au Président au moins six jours avant la date fixée. Les noms des invités seront inscrits par le membre invitant dans le registre ad hoc déposé dans le hall d’entrée.

Pour la tranquillité de tous, l’usage du GSM et des jeux électroniques sont tolérés en mode silencieux dans l’enceinte du Clubhouse et sur la terrasse tout en en  ayant une utilisation en bon père de famille ( la communication doit être prise à l’extérieur).

           Interdiction de fumer et de vapoter à l’intérieur du Clubhouse.

Les spikes métalliques sont interdits dans le Clubhouse.

Les chapeaux et casquettes sont interdits dans le clubhouse, y compris pour les juniors.

14. Les jeux d’argent, les controverses d’ordre politique ou philosophique sont interdits dans l’enceinte du club.

15. Les voitures doivent être garées aux endroits spécialement prévus à cet effet. Ces endroits ne sont pas gardés et le club ne peut être rendu responsable des vols ou dégradations dont les véhicules pourraient être l’objet.

16. Les chiens sont interdits dans les locaux et sur le terrain. Tenus en laisse courte, ils sont tolérés sur le parcours à l’exception des greens et des bunkers, tous les jours de la semaine hors compétition. Cette tolérance peut être révoquée à tout moment.

17. Le Conseil se réserve le droit de porter à la connaissance des membres par voie d’affichage au tableau toutes communications utiles ainsi que toutes dispositions spéciales qui n’ont pas été prévues au présent règlement. Ce dernier peut en tout temps être complété ou modifié. Toute communication ou notice n’émanant pas du secrétariat ne peut être affichée qu’après approbation préalable.

18. DISCIPLINE

La pratique du jeu de golf demande une ambiance agréable et détendue. Celle-ci sera trouvée si les joueurs respectent un ensemble de conventions parmi lesquelles figurent essentiellement les règles du jeu et de l’étiquette, les règles de bonne éducation et de la bienséance, et les impositions du présent règlement.

Le joueur commettant une infraction à l’une de ces dispositions sera convoqué par écrit endéans  les sept jours suivant la prise de connaissance de l’infraction afin d’être entendu par trois administrateurs.

          Ce conseil “de l’éthique” pourra prendre comme sanction :

– l’avertissement.

– l’interdiction de fréquenter le bar et le restaurant durant une période d’un mois au maximum.

– l’interdiction de fréquenter toutes les installations en ce compris le terrain durant une période d’un mois au maximum.

l’interdiction de prendre part aux compétitions pendant un mois au maximum.

Si le conseil “de l’éthique” estime que la sanction doit être plus sévère, il fera rapport au Conseil d’Administration, qui statuera  conformément à l’article 8 et 9 des statuts.

19. PROCEDURE APPLIQUEE POUR L’ELECTION DES ADMINISTRATEURS

Appel des candidats

Par lettre adressée à tous les membres associés et  affichée au tableau du club quarante jours avant la date de l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration invite ceux-ci à faire acte de candidature par écrit déposé ou adressé au secrétariat du club vingt jours au moins avant l’Assemblée Générale, le cachet de la poste faisant foi.

Cette lettre précise le nombre de mandats à pourvoir ainsi que le nom du ou des membres du Conseil d’Administration rééligibles dont le mandat vient à expiration et si ce ou ces membres se portent candidats pour être réélus.

     Elle invite en outre les membres à faire connaître les points qu’ils souhaitent voir porter à l’ordre du jour.

Convocation à l’A.G.

Quinze jours au moins avant l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration convoque les membres associés à l’A.G. par lettre adressée à chacun d’eux. Cette lettre comprend notamment (outre le jour, l’heure et le lieu)

– l’ordre du jour tel qu’arrêté par le C.A. sur proposition du Comité Exécutif ;

– l’ordre alphabétique des candidats tels que cet ordre apparaîtra sur le bulletin de vote ;

– le résumé du règlement électoral ;

– le nombre maximum des procurations par membre associé.

Une procuration sera annexée à cette convocation. Un exemplaire de celle-ci sera affiché au tableau d’affichage. Seul un membre associé électeur peut être porteur d’une procuration.

Assemblée Générale

– Le Secrétaire prépare une liste exacte et complète des membres associés électeurs. Cette liste sera à la disposition de tous les membres qui pourront la consulter au secrétariat sans déplacement, huit jours au moins avant l’A.G. En cas d’omission, elle pourra être complétée sur instruction du Président ou du Vice-Président en cas d’absence de ce dernier.

– Le Secrétaire établit le bulletin de vote reprenant la liste des candidats positionnés dans l’ordre alphabétique de leur nom.. Une case est imprimée au regard de chaque nom. Le nombre de votes maximum à exprimer est également imprimé au bas du bulletin.

– Le Secrétaire prépare une urne.

– Le Secrétaire vérifie les personnes présentes et représentées et contrôle la validité des procurations. Il distribue à chaque membre associé le nombre de bulletins ad hoc.

– Le Président préside l’Assemblée Générale. Il désigne deux scrutateurs. Il fait signer les exemplaires de l’appel aux candidats, de la convocation et le procès-verbal de l’A.G. par le bureau et les scrutateurs, dont le rôle est de vérifier la régularité des procédures. Le bureau est composé de 2 administrateurs.

Validité du vote

– Seul le bulletin remis par le Secrétaire est valable.

– Le nombre de voix maximum à exprimer est égal au nombre de postes à pourvoir. Par exemple : s’il y a cinq postes à pourvoir et douze candidats, il est possible de voter pour un, deux, trois, quatre ou cinq candidats maximum. Toute autre formulation annule le bulletin.

– Le bulletin ne peut contenir aucune rature ni commentaire.

Dépouillement

– Le Président clôture les opérations de vote.

– Le bureau ( 2 administrateurs), les deux scrutateurs et 2 témoins appelés par le bureau président les opérations de dépouillement. Ils comptent tout d’abord le nombre de votants pointés sur la liste des membres associés électeurs tenue par le Secrétaire, le nombre de bulletins de votes distribués et le nombre de bulletins relevés dans l’urne, le tout étant consigné au procès-verbal. Ils dépouillent les bulletins valables, les blancs et les nuls, ce qui est également consigné au procès-verbal et fixent ainsi la majorité absolue.

– Les candidats seront classés dans l’ordre du nombre de voix recueillies. Le candidat ayant recueilli le plus de voix occupera le premier poste vacant. Le deuxième, le deuxième poste vacant et ainsi de suite jusqu’à épuisement des postes à pourvoir. Pour être élu, le candidat doit recueillir un minimum de 25% des votes valablement exprimés, le bulletin blanc étant compris dans ceux-ci. Il n’est procédé qu’à un seul scrutin ; si le quorum n’est pas atteint, le poste d’administrateur reste vacant.

Ce règlement a été adopté par le Conseil d’Administration en sa séance du 5 avril 2016……………..

Le § 3 (admission) 1er al., le §12 (terrain) 2e al. et le § 19 (procédure électorale, dépouillement) ont fait l’objet d’une modification par le C.A. le 14.03.95.

Création de la catégorie “semainiers” au C.A. du 27.11.95. Voir § 2 (catégories de membres).

Modification du calcul de la cotisation à payer pour les membres débutants (§4 droit d’entrée – cotisation) lors du C.A. du 10.12.96.

Modification du statut de semainier lors du C.A. DU 21.03.98. Voir Art. 2.

Modification de l’art. 2 § 3 (membres en congé), de l’art. 4 § 2 (Admission d’un membre en cours d’année) et ajout à l’art. 4 in fine (compagnons de vie) lors de l’AG du 24.04.98.

Modification de l’art. 4 § 2 (calcul cotisation en cours d’année). Décision M. Colmant lors de l’élaboration du tarif 99.

Modification de  l’art. 2 § 5 (semainiers) lors du CA du 05.01.04

Modification de l’art. 2 § 4 (country members) lors du CA du 24.10.04

Modifications diverses lors du CA du 14.01.2008 : modification de l’art. 2 § 4 (country members : participation aux compétitions réservées aux FM) ; modification de l’art.3 (Admission : parrainage) ; modification de l’art.4 (droit d’entrée-cotisation : suppression conditions d’admission pour un débutant) ; modification de l’art 6 § 5 (comités et sections : section men’s day) ; modification de l’art.7 (chariots et voitures de golf : golfcars électriques) ; modification de l’art 9 (invités) ; modification de l’art.10 (visiteurs) ; modification de l’art.12 (terrain : accès practice).